Terug naar boven

Toepassing van IHW 2.0 in de praktijk

Processchema model IHW 2.0

 Vraag- en aanbodverkenning

Deze processtap bestaat uit voorbereidende informatieverzameling en oriënterende gesprekken binnen de organisatie. De adviseur verkent de beschikbaarheid van werkzoekenden, hun kenmerken en de werkgeversarrangementen van de diverse aanbieders van werkzoekenden in de regio. Daarnaast verkennen zij de kansen en bedreigingen in de (regionale) arbeidsmarkt. In de voorbereiding worden diverse bronnen geraadpleegd zoals internet, jaarverslagen, overige beschikbaar gestelde bedrijfsdocumenten en de eigen relatiebeheerdocumentatie. Op basis daarvan maakt de professional een afspraak met sleutelfiguren binnen de directie, het management en HRM om de vraag of behoefte van de arbeidsorganisatie in kaart te brengen. De bedrijfsverkenning geeft inzicht geeft in de behoeften en knelpunten op personeelsgebied van de organisatie. Vragen: 'hoe kom ik aan mensen?' en 'hoe houd ik mijn medewerkers gezond en duurzaam aan het werk?’

De vraag en aanbodverkenning leidt tot een concrete vraagstelling van de werkgever die de adviseur afzet tegen een breed scala aan mogelijkheden voor aanpak van de inzetbaarheid- en/of bezettingsproblematiek.

Plan van aanpak

Indien traditionele dienstverlening (vacaturevervulling) niet of onvoldoende oplossing biedt en inclusief organiseren nieuwe perspectieven zou kunnen bieden, stelt de bedrijfsadviseur een plan van aanpak op voor de uitvoering van een arbeidsanalyse. Dit plan van aanpak beschrijft de concrete vraagstelling van de werkgever en geeft inzicht in wat de arbeidsanalyse voor de organisatie aan investering in tijd en mankracht betekent en welke rol de professionals uit de werkgeversdienstverlening daarin vervullen.

Commitment

Het management van de organisatie beslist over de uitvoering van de aanpak en committeert zich aan het plan van aanpak voor de uitvoering van de arbeidsanalyse. Daarmee faciliteert het management de uitvoering van de arbeidsanalyses en stelt zij de adviseur of analist in staat om interviews te houden en bedrijfsbezoeken te plannen met medewerkers van de betrokken afdelingen of bedrijfsonderdelen.

Communicatie

Communicatie is een cruciale voorwaarde voor draagvlak en commitment. Medewerkers worden geïnformeerd over het doel van de arbeidsanalyse, de meerwaarde ervan , hoe de arbeidsanalyse uitgevoerd wordt en wat dat voor hen betekent. Daarbij is aandacht voor het managen van de wederzijdse verwachtingen en de voorwaarden voor het creëren van draagvlak. Voor communicatie worden zoveel mogelijk momenten en communicatiemiddelen gedurende het totale proces benut.

Arbeidsanalyse

In de arbeidsanalyse worden op basis van bestudering van bedrijfsdocumenten, interviews en observaties per organisatieonderdeel de werkprocessen geanalyseerd en worden van alle voorkomende taken de aard, omvang, complexiteit en vereiste kennis en vaardigheden in kaart gebracht. Tevens worden de wensen, behoeften en ervaren knelpunten van het zittend personeel in kaart gebracht ten aanzien van werk, werkbelasting en kwaliteit van het werk. Verder worden afdelingskenmerken, aspecten met betrekking tot het organisatieklimaat en de mate van draagvlak verkend. Vervolgens wordt bekeken welke taken geschikt zijn voor een herverdeling van werk met het oog op de vraagstelling. Vraagstellingen kunnen betrekking hebben op verschillende behoeften van de werkgever, bijvoorbeeld kwaliteitsverbetering, werkdrukreductie, duurzame inzetbaarheid van werknemers en/of inclusie van werkzoekenden.

Participatief herontwerp

Nadat de resultaten van de arbeidsanalyse geverifieerd zijn binnen de organisatie worden de mogelijkheden voor een herverdeling van werk verkend met als beoogt doel de vraag van de organisatie optimaal te beantwoorden. In samenspraak met betrokkenen van de organisatie wordt onderzocht welke taken, mogelijk door een andere functionaris, eventueel op een ander moment, in een andere tijdsvolgorde en/of op een andere plaats, uitgevoerd kunnen worden. Vervolgens wordt vastgesteld aan welke voorwaarden de veranderingen moeten voldoen met het oog op afstemmingsvereisten en de kwaliteit van de dienstverlening of het productieproces. Bij de herverdeling van taken worden de vereisten ten aanzien van de ‘persoon-werk fit’ en de kwaliteit van werk voor zowel de zittende als de nieuwe medewerkers in ogenschouw genomen.

Bedrijfsadvies

De arbeidsanalyse en het participatief herontwerp van werk resulteren in een bedrijfsadvies. In dit advies worden alternatieve scenario’s voor een werkverdeling beschreven,  die een bijdrage leveren aan de oplossing van het personeelsvraagstuk van de organisatie. Het bedrijfsadvies geeft daarmee inzicht in de toegevoegde waarde van een herverdeling van werk, maar ook in de randvoorwaarden voor implementatie en de implicaties voor de huidige werknemers, re-integrerende en/of nieuwe werknemers.

Besluit en commitment (feedback loop) 

Het management besluit op basis van het bedrijfsadvies of en welk scenario geïmplementeerd gaat worden en committeert zich aan de voorwaarden uit het bedrijfsadvies. Voorts faciliteert de organisatie de opstelling van het implementatieplan.

Implementatieplan

Het implementatieplan geeft inzicht in wat er van wie, hoe, waar, waarom en wanneer verwacht wordt. In dit implementatieplan wordt concreet advies gegeven over de acties die in de voorbereidings-, de implementatie- en de consolidatiefase ondernomen moeten worden om een duurzame inclusieve arbeidsorganisatie te kunnen realiseren.

Communicatie

De organisatie informeert de medewerkers over het doel, de meerwaarde, de verwachte gevolgen van de herverdeling van werk en de verwachtingen ten aanzien van de integratie van eventuele nieuwe medewerkers.

Inclusief HRM

Een inclusief HRM-beleid is voorwaardescheppend voor de inclusie en het behoud van werknemers met een diversiteit aan capaciteiten en talenten van nieuw en zittend personeel.

Werving & Selectie

Een inclusieve arbeidsorganisatie stelt haar vacatures open voor de diversiteit aan werkzoekenden. Wanneer vacatures niet zondermeer ingevuld kunnen worden, kan werk herverdeeld worden passend bij de vraag van de organisatie en het aanbod van werkzoekenden in de regio. Dit kunnen re- én integrerende werkzoekenden zijn. In alle gevallen is het doel van het wervings- en selectieproces een optimale match te bewerkstellingen tussen het werk, de werkplek en de kandidaat. Professionals uit de werkgeversdienstverlening (WPS’en, gemeenten, UWV en Sociale werkvoorziening) vervullen hierin een adviserende en ondersteunende rol.

Introductie, coaching en begeleiding

Iedere nieuwe medewerker én elke organisatie is gebaat bij een goed inwerkprogramma. Een goed inwerkprogramma verdient zich terug, omdat daarmee een goede sociale en functionele inbedding in het team, op de afdeling en in de organisatie gewaarborgd wordt. Wanneer mensen met een beperkte werkervaring, die vooral gebaat zijn bij leren in de praktijk, geïncludeerd worden, vraagt dit om een gericht inwerkprogramma. Specifieke groepsgerichte leer-werkprogramma’s kunnen hiervoor ingezet worden. Maar ook een individueel inwerkprogramma kan effectief zijn om de duurzaamheid van de inclusie te vergroten. Stem het praktisch georiënteerd inwerkprogramma zoveel mogelijk af op de behoefte van de betreffende persoon en indien van toepassing met de jobcoach of arbeidsdeskundige. Waarborg voor deze groep mensen dat zij dagelijks terug kunnen vallen op een directe collega, die bij voorkeur een training voor werkbegeleider gevolgd heeft. Om de introductie, begeleiding en het ontwikkelingsproces methodisch vorm te geven kan de Maastrichtse Werkcapaciteit Monitor (MW©M) ingezet worden.

P&O aspecten

De arbeidsvoorwaardelijke aspecten worden vastgesteld, zoals het type arbeidsovereenkomst en het salaris. Voor de doelgroep Banenafspraak kan de adviseur inzicht geven in de diverse arrangementen (denk daarbij aan de duur van de proefperiode, de loonwaardebepaling, de no-riskpolis en mogelijke subsidies, zoals de jobcoachregeling).

Monitoren van ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid

In het voorstel voor het herontwerp van werk dat in het bedrijfsadvies verwoord wordt, is aandacht voor de kwaliteit van werk van zowel de zittende als de nieuwe medewerkers. Werk kan daarmee zo georganiseerd worden dat de werkdruk afneemt, waardoor verzuim ten gevolge van werkdruk verminderd kan worden en duurzame inzetbaarheid bevorderd kan worden. Anderzijds komt er werk vrij voor re- en/of integrerende medewerkers die (weer) kunnen participeren in volwaardige functies. Voor alle medewerkers geldt dat de fit tussen persoon en werk geen statisch gegeven is. Zowel het werk als de medewerkers zijn aan verandering onderhevig. Het voeren van periodieke functioneringsgesprekken en monitoring van de ‘persoon-werk fit’ zijn derhalve gewenst. Voor mensen met een praktische leer-oriëntatie kan de Maastrichtse Werkcapaciteit Monitor (MW©M) ook hierbij behulpzaam zijn.

Evaluatie en monitoring

Nu de inclusieve organisatie een feit is, is het van belang het veranderingsproces te evalueren. Evalueer met alle betrokkenen van de afdelingen, waar veranderingen doorgevoerd zijn, de ervaringen. Stel aanpassingen indien nodig bij en vertaal verbeteringen naar regulier beleid.

Consolidatie

De laatste stap in het proces is ‘consolideren’ ofwel het bestendigen van de nieuwe werkverdeling. Ook kan het een moment zijn voor verkenning van uitbreiding van inclusief werken binnen andere organisatieonderdelen.